الفرق الجوهري بين إنشاء الجداول في Excel  و Power BI

في أول هذا الأسبوع طرح أحد المتابعين سؤالا يطلب فيه المساعدة بخصوص تتبع أيام الأسبوع داخل الشهر، يرغب صديقي في إدخال تاريخ بداية معين في خلية ما في Excel  ، فتظهر في خلايا أخرى تواريخ أيام السبت والثلاثاء التالية لها في نفس الشهر.

بغض النظر عن الإجابة البسيطة لهذا السؤال باستخدام IF  أو إضافة ثلاثة أيام في الخلايا الزوجية وأربعة أيام في الخلايا الفردية أو العكس وغيرها، أردت أن أعرض طريقة أخرى للحل هنا، الغرض من هذه الطريقة كيفية تعامل كل من Excel و Power BI مع الموقف. بفرض أن مديرك طلب منك زيارة أحد العملاء أو الفروع أو الموردين في يومي السبت والثلاثاء كل أسبوع ربما لإجراء فحص دوري لإحدى الآلات، وترغب في فصل الأيام المقررة لهذا العميل في جدول مستقل.

في الخطوات التالية. سنستخدم الدالة Filter  الموجودة في Excel for Office 365  فقط، لإيجاد التواريخ التي توافق اليوم الذي نحدده، وليكن االسبت والثلاثاءـ في الشهر الذي نحدده، مع قابلية النتيجة للتغير بتغير اسم اليوم والشهر. سنورد الطريقة باستخدام Power BI  في الجزء التالي من المقال.

الطريقة باستخدام الدالة Filter في Excel for Office 365

1-   في مجلد فارغ وليكن في الخلية A1 اكتب المعادلة التالية:

=Date(2020,7,1)

2-   في الخلية A2 اكتب المعادلة التالية:

=A1+1

3-   انسخ المعادلة بالخلية A2 إلى الخلايا التالية حتى الخلية A31 فتنتج تقويم شهر يوليو 2020

4-   في الخطوات التالية سنوضح كيفية استخراج التواريخ التي توافق أياما محددة في هذا الشهر, وذلك باستخدام الدالة Filter. في الخلية D1 اكتب كلمة “Select Day” وفي الخلية E1 اكتب أي يوم وليكن مثلا Saturday

5-   في الخلية E3 اكتب المعادلة التالية:

=FILTER(A1:A31,(TEXT(A1:A31,”dddd”)=E1))

سترى نتيجة المعادلة عرض كافة أيام السبت في شهر يوليو كما يتضح بالشكل التالي

6-   في حالة الرغبة في استخراج التواريخ الموافقة ليومين معينين، وليكن السبت والثلاثاءـ وبفرض كتابة القيمة Tuesday  في الخلية F1 . قم بتعديل المعادلة بالخلية F3 إلى المعادلة التالية:

=FILTER(A1:A31,(TEXT(A1:A31,”dddd”)=E1)+(TEXT(A1:A31,”dddd”)=F1))

لاحظ إضافة معيار جديد للفرز في الدالة Filter  باستخدام علامة + والتي تعني هنا “أو” أي: استخرج الأيام التي توافق السبت أو الثلاثاء – يتوفر فيها أي من الشرطين. فتكون النتيجة كما يتضح بالشكل التالي

تحسين النموذج:

يمكنك تغيير اسم أي من اليومين في الخلايا E1 و F1 حسب رغبتك، يمكنك كذلك تحسين النموذج باستبدال القيمة 7 في المعادلة بالخلية A1 بقيمة خلية ولتكن H1 نكتب بداخلها رقم الشهر بحيث يصبح الشهر كذلك متغيرا. كما يمكنك معالجة عدد أيام الشهر باستخدام If أو غيرها.

يمكنك كذلك اختيار الأيام والشهور باستخدام قائمة منسدلة يتم عملها باستخدام Data Validation

الطريقة باستخدام Power BI Desktop ::

1-   أنشئ نموذج PBIX جديد باستخدام Power BI Desktop

2-   في هذا النموذج ودون الاتصال بالبيانات. اضغط على علامة تبويب Modeling ومنها اختر New Table

3-   يظهر شريط المعادلات. اكتب بداخل شريط المعادلات المعادلة التالية:

Calendar = FILTER(CALENDAR(DATE(2020,7,1),DATE(2020,7,31)),FORMAT([Date],”dddd”)=”Saturday”)

ثم اضغط Einter

4-   على يسار نافذة برنامج Power BI  اضغط على علامة الجداول لترى الجدول الذي تم إنشاؤه أمامك وبه أيام السبت فقط في شهر يوليو

لتحسين هذا النموذج يمكن استخدام معادلات DAX وصيغ متقدمة بها.  ربنا نتعرض لها في مقالات لاحقة.

الفرق الواضح هنا أن Power BI قام بإنشاء الجدول وعمل التصفية Filter بداخله في خطوة واحدة ودون إنشاء جداول وسيطة مرئية. وهذا ما ينفرد به Power BI أنه يمكن تحميل إنشاء الجدول أثناء إجراء العمليات الحسابية والتخلص من بيانات الجدول فور الوصول لنتيجة. مما يؤدي إلى صغر حجم النموذج وتقليل حجم البيانات الزائدة عن الحاجة.