LOADING

Type to search

عمل قائمة منسدلة داخل خلية في Excel قابلة للتحديث بدون معادلات

عمل قائمة منسدلة داخل خلية في Excel قابلة للتحديث بدون معادلات

Share

يعمل عادل في قسم الشئون الإدارية بإحدى المنشآت التعليمية، ويؤدي حاليا مهمة تتعلق بإضافة وتصنيف بعض المشرفين الإداريين لتوزيعهم على مناطق مختلفة بجمهورية مصر العربية، وحرصا على خروج التقارير بطريقة سليمة وسلسة بدون مشاكل، يرغب عادل في توحيد الهجاء لكل أسماء الموظفين، لذلك أعطى رقما كوديا لكل موظف بحيث يمكن استدعاء بياناته لاحقا، بالمثل، يرغب عادل في وضع قيد يلزم من يقوم بالكتابة دائما في ملفات Excel الخاصة بالعمل، باختيار منطقة معينة من المناطق عن طريق قائمة منسدلة بالخلية، تتضمن المحافظات الحالية الجاري العمل بها، وتستوعب إضافة خيارات جديدة لاحقا في حالة الرغبة في ذلك.

الصورة التالية توضح جزءا من أحد الملفات الأساسية التي يقوم عادل بتجهيزها:

يتم توزيع فريق العمل على عشر مناطق، ويرغب عادل في إمكانية ملء الخلايا تحت عمود “المنطقة” عن طريق الاختيار من قائمة منسدلة تضم المناطق العشر. لذلك فإن عادل سيقوم بإعداد ورقة العمل كما بالخطوات التالية:

1- قام عادل بكتابة قائمة المناطق في مكان ما من ورقة العمل خارج نطاق الجدول، بحيث لا تظهر إذا تم طباعة الجدول فيما بعد.، فظهرت القائمة كما توضح الصورة التالية:

2- لكي تتم عملية التحديث بسهولة في حالة إضافة مناطق عمل جديدة، قام عادل بتسمية النطاق الذي تمضمن قائمة أسماء المناطق، وذلك عن طريق تحديد النطاق ثم كتابة الاسم داخل مربع Name Box والضغط على مفتاح Enter بعد الكتابة مباشرة، (مع مراعاة اختيار اسم مناسب لا يبدأ برقم ولا يتضمن مسافات). نتيجة لذلك سيظهر اسم النطاق داخل مربع Name Box في حالة تحديد الخلايا بالكامل كما يظهر في الصورة التالية:

3- لإضافة القائمة إلى جدول إدخال البيانات، قام عادل بتحديد الخلية الأولى تحت عمود المناطق بالجدول الرئيسي، ومن علامة تبويب Data ومن مجموعة أوامر Data Tools قام عادل بالضغط على أمر Data Validation مباشرة، فظهرت نافذة Data Validation كما بالشكل التالي:

4- في نافذة Data Validation، وفي المربع تحت Allow، قام عادل بالضغط على السهم فظهرت خيارات القائمة، فقام عادل بتحديد الخيار List، فتغيرت نافذة Data Validation ليظهر داخلها مربع Source كما يوضح الشكل التالي:

5- تأكد عادل من الضغط مرة واحدة داخل مربع Source ليظهر مؤشر الفأرة بداخله، ثم قام بالضغط على مفتاح F3 من لوحة المفاتيح، فظهرت له قائمة بها أسماء النطاقات الموجودة بالملف، ومنها نطاق “المناطق” الذي قام عادل بتسميته سابقا في الخطوة 2.

6- قام عادل بتحديد نطاق “المناطق” ثم الضغط على OK لإغلاق نافذة أسماء النطاقات.

7- في نافذة Data Validation، تأكد عادل من تفعيل خيار In-Cell Dropdown ثم قام بالضغط على OK لإغلاق النافذة.

8- بعد إغلاق النافذة ظهر سهم بالفعل بجوار الخلية التي تم تحديدها في الخطوة 3، اختبر عادل النتيجة بالضغط على السهم تظهر قائمة الخيارات كما بالشكل التالي


9- تأكد عادل من ترك الخلية فارغة بالضغط خارج القائمة، ثم قام بتحديد الخلية ثم السحب للأسفل، نتيجة لذلك أمكن تطبيق الاختيار من القائمة المنسدلة حتى آخر الجدول كما يظهر بالشكل التالي:

10- أثناء العمل على الملف احتاج عادل إلى إضافة محافظة أسوان إلى القائمة، فقام بكتابة الاسم في الخلية الفارعة الأولى تحت نطاق “المناطق” الذي قام بإنشائه في الخطوة رقم 1، ثم من علامة تبويب Formulas في مجموعة أوامر Define Names قام بالضغط على أمر Name Manager لتظهر نافذة Name Manager متضمنة نطاق “المناطق” كما بالشكل التالي:

11- قام عادل بتحديد نطاق “المناطق” في نافذة Name Manager ثم قام بالضغط على Edit، فظهرت نافذة Edit name، كما بالشكل التالي:

12- في نافذة Edit name قام عادل بالضغط على المربع أقصى اليمين أمام Refers to، ليظهر النطاق المحدد ببرنامج Excel، وهنا يمكننا تحديد النطاق الجديد.

13- قام عادل بتحديد النطاق الجديد، ثم ضغط على نفس المربع لإغلاق التحديد، ثم OK. لإغلاق نافذة Edit Names وبعدها Close لإغلاق نافذة Name Manager، ثم توجه إلى القائمة المنسدلة لاختبارها فوجد محافظة أسوان موجودة في آخر القائمة في جميع الخلايا، كما تظهر بالشكل التالي:

 

كيف يساعد Excel عادل في معرفة عدد مرات اختيار محافظة معينة من القائمة

استخدام الدالة Countifs يساعد في ذلك، المنشور التالي يوضح استخدام الدالة Countifs في مثال مشابه

https://web.facebook.com/msofficemania/posts/1887274651307708